Neue Strategie – bewusstes Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
Ein gelungenes Onboarding ist entscheidend, um neue Mitarbeiter:innen schnell ins Team zu integrieren und langfristig zu binden. Doch viele Firmen überlassen die Phase zwischen Bewerbungsgespräch und Arbeitsbeginn dem Zufall – mit negativen Folgen für die Mitarbeiter:innen-Zufriedenheit und Produktivität. Durch strukturierte Schritte wie Pre-Boarding, gut vorbereitete Willkommenstage und regelmäßige Orientierungsgespräche können Unternehmen dieses Potenzial optimal nutzen. Zudem sorgt die Einbindung des Teams für bessere Ergebnisse und einen stärkeren Teamzusammenhalt.
5 Schritte zum perfekten Onboarding
Immer öfter tauchen Mitarbeiter*innen am ersten Arbeitstag nicht auf oder verabschieden sich während der Probezeit. Ein akutes Problem für Unternehmen – vor allem in Zeiten des massiven Fachkräftemangels. „Fluktuation oder eine unbesetzte Stelle kann zum Beispiel einen Handwerksbetrieb rund 100.000 Euro pro Mitarbeiter kosten“, weiß Cristoph Fabikan. Der Unternehmensberater hat sich mit seiner Employer Branding Agentur Belistic darauf spezialisiert, den Onboarding-Prozess zu optimieren und neue Mitarbeiter:innen so ins bestehende Team zu integrieren, dass sie sich fachlich und persönlich so rasch wie möglich entfalten können. „Menschen in Unternehmen eingliedern zu wollen, ohne ihnen Orientierung zu geben, funktioniert einfach nicht mehr“, so der Experte.
Ein Artikel geschrieben von Markus Mittermüller. Interviewt wurde dabei Cristoph Fabikan und die Mitarbeiter:innen Onboarding Kundschaft Birgit Priklopil, GF von der Steuerberatungskanzlei Priklopil. Hier gehts zum original Artikel in der Wirtschaft.
Inhaltsverzeichnis – Die 5 wichtigsten Schritte
1. Meine Entscheidung war die richtige!
Der Worst Case ist derzeit bei vielen KMU noch Alltag. Nach dem Bewerbungsgespräch und der Zusage durch den Arbeitgeber geschieht bis zum ersten Arbeitstag meist folgendes: absolut nichts. Eine Phase, die oft mehrere Wochen dauert. „Viele Bewerber:innen haben bereits einen Job und überlegen sich, zu wechseln. Genau diesen Personen muss ich die Sicherheit geben, dass ihre Entscheidung, ihren sicheren Arbeitsplatz aufzugeben und in einem neuen Unternehmen anzufangen, die richtige ist. In dieser Pre-Boarding-Phase liegt für die Unternehmen das größte Potenzial“, erklärt Fabikan.
Welche Maßnahmen sind dafür nötig? Zumindest einmal pro Woche sollten die Bewerber:innen etwas von seinem zukünftigen Arbeitgeber hören. Das kann ein Dankes-Mail direkt nach dem Bewerbungsgespräch sein. Und ein weiteres Mail, das den Plan für die Wochen bis zum ersten Arbeitstag skizziert. „Die Unternehmer:innen können den Bewerber:innen in dieser Phase auch zu einem Probetag oder zu einem gemeinsamen Fest einladen, damit dieser das Team kennenlernen kann. Die Bewerber:innen müssen spüren: Die interessieren sich für mich und wollen mich unbedingt“, so Fabikan.
Die Bewerber:innen müssen spüren: Die interessieren sich für mich und wollen mich unbedingt!
2. Der Willkommenstag
„Der erste Arbeitstag ist bei uns ein Willkommenstag, der sehr gut geplant ist“, sagt Birgit Priklopil. Sie ist Geschäftsführerin einer Steuerberatungskanzlei mit 12 Mitarbeitern. Vor der Zusammenarbeit mit der Employer Branding Agentur Belistic hat sie selbst die Einschulung ihrer neuen Mitarbeiter:innen übernommen und musste viel Zeit dafür aufwenden. Heute vertraut sie auf einen standardisierten Prozess, der in einer eigenen Willkommensmappe festgelegt ist und auch ihr Team integriert. „Am ersten Vormittag tausche ich mich gemütlich mit dem neuen Mitarbeiter aus und stelle ihm dem Team vor. Erst am Nachmittag starten wir auf der fachlichen Ebene. Entscheidend ist, dass der Arbeitsplatz für die Neuen fertig vorbereitet ist“, so Priklopil. Das Ergebnis: Die Zufriedenheit ihrer neuen Mitarbeiter:innen ist wesentlich gestiegen.
3. Die Orientierungs-Phase
Das Onboarding ist mit dem Arbeitsbeginn natürlich noch lange nicht vorbei. „In den ersten Wochen ist es wichtig, den Neuen Orientierung zu bieten: Wofür stehen wir als Unternehmen? Was ist das genaue Aufgabengebiet? Mit welchen Erwartungen gehen wir in die Zusammenarbeit? Fragen wie diese sollten in der Orientierungsphase besprochen werden“, sagt Fabikan. Er rät dazu, den neuen Mitarbeiter:innen dafür einen Buddy aus dem bestehenden Team als direkte Ansprechperson zur Seite zu stellen. Darüber hinaus sollte die Geschäftsführung oder die Führungskraft eine Routine einbauen und sich jede Woche zumindest eine halbe Stunde Zeit nehmen, um sich mit den Neuen regelmäßig auszutauschen und die Arbeitswoche zu reflektieren. Priklopil hat für die erste Phase auch eigene Kanzlei-Videos aufgenommen: „Darin erkläre ich zum Beispiel, wie unser Buchhaltungssystem funktioniert“.
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4. Meilensteine feiern
Ein Ziel des Onboarding-Prozesses ist es auch, die Mitarbeiter:innen-Bindung zu intensivieren. „Das passiert ganz automatisch, wenn der Fokus auf den Menschen und nicht zu sehr auf seine fachlichen Qualifikationen gelegt wird. Die soziale und kulturelle Integration in das Team macht jede Mitarbeiter:in produktiver“, meint der Unternehmensberater. Und wie kann man die Mitarbeiter:innen auf menschlicher Ebene abholen? Zum Beispiel durch das Definieren und Feiern von Meilensteinen – wie dem Ende der Probezeit. „Wir überraschen unsere Neuen mit einem Geschenk nach der Probezeit“, sagt Priklopil. Auch ein gemeinsames Essen mit dem gesamten Team eignet sich laut Fabikan gut, um erreichte Meilensteine menschlich anzuerkennen und zu feiern.
Meilenstein „Das Ende der Probezeit – der Blick nach vorne“
Aus Arbeitgebersicht markiert das Ende der Probezeit einen besonderen Meilenstein. Es ist ein Moment, der uns auf verschiedenen Ebenen bereichert.
Einerseits bietet er die Gelegenheit, den neuen Mitarbeitenden Wertschätzung und Anerkennung entgegenzubringen. Dies stärkt nicht nur ihre Bindung ans Unternehmen, sondern schafft auch eine Basis für Vertrauen und langfristige Zusammenarbeit. Gleichzeitig können wir diesen Augenblick nutzen, um zu reflektieren und zu wachsen – sowohl auf persönlicher als auch auf beruflicher Ebene. Als Führungskräfte, Buddy’s, Mentor:innen oder Unternehmer:innen haben wir die Chance, durch ehrliches Feedback der neuen Mitarbeitenden mehr über uns selbst zu erfahren. Wie nehmen sie uns wahr? Welche Eindrücke haben sie gesammelt? Diese Rückmeldungen ermöglichen uns, unsere Stärken weiter auszubauen und gezielt an möglichen Schwächen zu arbeiten.
Das Ende der Probezeit ist somit nicht nur ein Moment des Abschlusses, sondern auch ein wertvoller Startpunkt für gemeinsame Weiterentwicklung.
Deshalb haben wir einen Feedback Fragebogen für diesen Meilenstein entwickelt. Hier können Sie sich die Vorlage Feedback Fragebogen kostenlos downloaden.
Werden sie aktiver in der Bewerber:innen Führung, um das zu bekommen was sie wollen
5. Das Team denkt mit
„Früher habe ich immer gedacht, ich muss alles alleine machen“, sagt die Steuerberaterin. Mittlerweile hat sie auch ihr Team in den Onboarding-Prozess implementiert – und spart damit nicht nur Zeit, sondern gewinnt auch neue Ideen. „Der gesamte Prozess kann mit den bestehenden Mitarbeitern entwickelt, simuliert und getestet werden. Feedback-Schleifen dienen dazu, um auch die Ideen des Teams beim Onbaording zu integrieren“, rät Fabikan. Damit steigt nicht nur der gesamte Team-Spirit, sondern es wird ganz automatisch ein weiteres Worst Case-Szenario vermieden: Ein neuer Mitarbeiter kommt und niemand im Unternehmen weiß es. Von der Team-Arbeit profitiert auch die Geschäftsführung. „Ich war bisher als Person selten in der Rolle eines Dienstnehmers und hatte ein richtiges Aha-Erlebnis. Zum Beispiel wie es sich für die Mitarbeiter:innen anfühlt, wenn der Dienstgeber auf den ersten Arbeitstag nicht vorbereitet ist“, so Priklopil.
Abschließende Worte
Die beschriebene Onboarding Strategie zeigt, dass erfolgreiche Personalgewinnung einfach nur ein bißchen mehr Wertschätzung und Orientierung benötigt. Es geht darum, Menschen in den Mittelpunkt zu stellen – sowohl im Bewerbungsprozess als auch während der Integration in den Arbeitsalltag. Nur wer aktiv auf die Bedürfnisse seiner Mitarbeiter:innen eingeht und sich selbst als Führungskraft kontinuierlich weiterentwickelt, wird langfristig Erfolg haben.
Deshalb sollten sie nicht zögern, diesen Ansatz in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Nehmen sie sich die Zeit, ihre Bewerber:innen und Mitarbeiter:innen persönlich zu begleiten, ihre individuellen Bedürfnisse zu verstehen und ihre eigene Führungsphilosophie zu hinterfragen. Beginnen sie noch heute damit, diese Strategie in ihre tägliche Praxis einzubauen – der Erfolg wird nicht lange auf sich warten lassen!
Cristoph Fabikan
